3.1.1 รู้จักกับโปรแกรมตารางคำนวณ Microsoft Excel

โปรแกรมตารางคำนวณ Microsoft Excel 2016 เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต (Spread Sheet) เหมาะสำหรับการจัดการเกี่ยวกับการคำนวณ หาผลลัพธ์ การสร้างกราฟ แผนภูมิ สามารถป้อนข้อความ แทรกรูปภาพ และสัญลักษณ์พิเศษต่าง ๆ ของตัวเลข และการจัดการเกี่ยวกับตารางข้อมูลได้ หน้าต่างของโปรแกรมตารางคำนวณ Microsoft Excel 2016 ประกอบด้วย

1. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar) => ปุ่มคำสั่งที่เรียกใช้งานบ่อย ซึ่งสามารถกำหนดเพิ่มเติมได้ภายหลัง
2. แถบชื่อเรื่อง (Title bar) => เป็นส่วนแสดงชื่อของโปรแกรมและชื่อไฟล์งานกำลังสร้างหรือเปิดใช้งาน ในปัจจุบัน
3. ตัวควบคุมหน้าต่าง (Program Window Control) => ปุ่มควบคุม มีทั้งหมด 3 ปุ่ม ซึ่งปุ่มซ้ายสุดจะย่อโปรแกรมไปไว้ที่ Task bar ปุ่มกลางใช้ย่อขยายขนาดของหน้าจอ และปุ่มสุดท้ายใช้ปิดโปรแกรม
4. ริบบอน (Ribbon) => เป็นแถบรวมรวมคำสั่งทั้งหมด เป็นส่วนติดต่อกับผู้ใช้โปรแกรม Microsoft Excel 2016 โดยมีการจัดเรียงคำสั่งเป็นชุดแท็บ ในแต่ละแท็บจะมีปุ่มคำสั่งย่อยที่เกี่ยวข้องกัน
5. กล่องชื่อ (Name Box) => เป็นช่องที่ใช้สำหรับตั้งชื่อเซลล์
6. แถบสูตร (Formula Bar) => ใช้สำหรับพิมพ์สูตรหรือฟังก์ชันต่าง ๆ
7. คอมลัมภ์ (Column) => เป็นเซลล์ที่เรียงกันในแนวตั้งของแผ่นงาน
8. แถว (Row) => เป็นเซลล์ที่เรียงกันในแนวนอนของแผ่นงาน
9. เซลล์ (Cell) => เป็นช่องสำหรับเก็บข้อมูล
10. แถบแสดงแผ่นงาน (Sheet Tab)
11. พื้นที่สำหรับทำงาน (Worksheet)
12. มุมมองเอกสาร
13. Zoom => เป็นส่วนที่ใช้ปรับเปอร์เซ็นต์การซูมเข้าซูมออกเพื่อดูเอกสาร

ริบบอน (Ribbon)

แถบริบบอน (Ribbon) เป็นแท็บที่รวบรวมชุดคำสั่งต่าง ๆ ที่อยู่ในชุดหรือกลุ่มเดียวกันเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อให้สะดวกต่อการใช้งาน ซึ่งริบบอนใน Microsoft Excel 2016 มีอยู่หลายกลุ่มด้วยกัน ดังนี้

1. เมนูไฟล์ (File) รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการจัดการกับไฟล์เอกสาร ประกอบด้วย การสร้างเอกสารใหม่ การเปิด ปิด การบันทึก การพิมพ์ การแชร์เอกสารกับบุคคลอื่น การส่งออก บัญชี คำติชม และคำสั่งตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าพื้นฐานให้กับโปรแกรม

• ข้อมูล (Info) แสดงรายละเอียดข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ที่กำลังเปิดใช้งานอยู่ขณะนั้น
• ใหม่ (New) เป็นการสร้างเอกสารใหม่ คีย์ลัด Ctrl+N
• เปิด (Open) เป็นเอกสารเก่าที่ได้จัดเก็บหรือบันทึกไว้ คีย์ลัด Ctrl+O
• บันทึก (Save) จัดเก็บหรือบันทึกเอกสารไว้ในหน่วยความจำ คีย์ลัด Ctrl+S
• บันทึกเป็น(Save As) จัดเก็บหรือบันทึกเอกสารที่บันทึกครั้งแรกหรือ เปลี่ยนชื่อใหม่ คีย์ลัด F12
• พิมพ์ (Print) สั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ คีย์ลัด Ctrl+P
• แชร์ (Send) บันทึกเอกสารและส่งเอกสาร ไปยังอีเมล์หรือผ่าน เครือข่าย
• ส่งออก (Export) สร้างเอกสารแบบ PDF/XPS
• ปิด (Close) ปิดเอกสารที่กำลังใช้อยู่ บัญชีผู้ใช้ (Account) ลงชื่อเข้าใช้ Office
• ตัวเลือก (Options) สำหรับปรับแต่งการทำงานของ Excel

2. เมนูหน้าแรก (Home) รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการจัดรูปแบบข้อความประกอบด้วยคลิปบอร์ด (Clipboard) แบบอักษร (Font) การจัดแนว (Alignment) ตัวเลข (Number) ลักษณะ (Styles) เซลล์ (Cells) การแก้ไข (Editing)

1. คลิปบอร์ด (Clipboard) ใช้สำหรับการตัด คัดลอก และวางรูปแบบ
2. ฟอนต์ (Font ใช้สำหรับจัดรูปแบบตัวอักษร เช่น รูปแบบตัวอักษร ขนาดตัวหนา บาง และการเปลี่ยนสีตัวอักษรหรือสีพื้นหลังของเซลล์
3. การจัดแนว (Alignment) ใช้สำหรับจัดตำแหน่งชิดซ้าย ชิดขวา กึ่งกลาง และจัดระดับให้อยู่ชิดค้านบน กึ่งกลาง ด้านล่าง รวมถึงการจัดย่อหน้า
4. ตัวเลข (Number) ใช้สำหรับจัดรูปแบบแสดงตัวเลขในเซลล์ เช่น แสดงรูปแบบของเวลา วันที่ สกุลเงินหรือแบบบัญชี รวมถึงการใส่จุลภาคและจุดทศนิยม
5. สไตล์ (Styles ใช้สำหรับจัดรูปแบบตารางแบบสำเร็จรูป เช่น สีของตาราง หรือสีเซล และจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เช่น ใส่สัญลักษณ์ หรือแถบสีแบบไล่ระดับ
6. เซล (Cells) ใช้สำหรับแทรกหรือลบเซลล์ เปลี่ยนชื่อแผ่นงาน ซ่อนและอคแผ่นงาน
7. การแก้ไข (Editing ใช้สำหรับหาผลรวม ล้างเซล เรียงลำดับ ค้นหา และการแทนที่คำศัพท์

3. เมนูแทรก (Insert) เป็นเมนูที่ใช้สำหรับแทรกออบเจ็กต์หรือองค์ประกอบต่าง ๆ ลงไปบนแผ่นงาน เพื่อใช้อ้างอิงประกอบข้อมูลให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น รวมถึงการเพิ่มความสวยงาม ประกอบด้วยตาราง (Tables) ภาพประกอบ (Illustrations) แอพพลิเคชัน (Apps) แผนภูมิ (Charts) รายงาน (Reports) วิเคราะห์ข้อมูล (Spark lines) ตัวกรอง (Filters) การเชื่อมโยง (Link) ข้อความ (Text)

1. ตาราง (Tables) ใช้สำหรับสร้างเสั่นขอบตาราง การจัดการข้อมูลมากๆ ด้วย PivotTablel และ PivotChart
2. ภาพประกอบ (Ilustrations ใช้สำหรับสร้างการสร้างผังงาน หรือไดอะแกรม
3. แอพพลิเคชัน (Apps ใช้สำหรับเชื่อมต่อกับแอพพลิเคชันของไมโครซอฟท์
4. แผนภูมิ (Charts) ใช้สร้างแผนภูมิหรือกราฟแบบต่างๆ
5. รายงาน (Reports) ใช้สำหรับสร้างรายงานต่าง ๆ
6. เส้นแบบประกายไฟ (Spark lines) ใช้สำหรับการวิเคราะห์ ข้อมูล ในลักษณะแผนภูมิ
7. ตัวกรอง (Filters ใช้สำหรับสร้างตัวกรองสำหรับกรองข้อมูล
8. การเชื่อมโยง (Link) ใช้สำหรับสร้างจุดเชื่อโยงไปยังเว็บไซต์ อีเมล์ หรือ โปรแกรมต่างๆ
9. ข้อความ (Text) ใช้สำหรับสร้างข้อความศิลปั ใส่หัวหรือท้ายกระดาษ ใส่กล่องข้อความ และวัตถุ
10. สัญลักษณ์ (Symbols) แทรกสมการทางคณิตศาสตร์ เพิ่มสัญลักษณ์ที่มีอยู่บนคีย์บอร์ดรวมทั้งเลือกจากต่างๆ สัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ สกุลเงิน และสัญลักษณ์ลิขสิทธิ์

4. เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout) รวบรวมคำสั่งที่ใช้ในการจัดรูปแบบเอกสาร ประกอบด้วย ชุดรูปแบบ (Themes) การตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) ปรับพอดี (Scale to Fit) แผ่นงาน (Sheet Options) จัดเรียง (Arrange)

1. ธีม (Themes) ชุดรูปแบบ ใช้สำหรับออกแบบตาราง ตัวอักษีัึีครร และสีสันแบบสำเร็จรูป
2. ตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) ใช้สำหรับกำหนดระยะห่าง ขนาดกระดาษรูปแบบการวางกระดาษและขอบกระดาษ
3. ปรับพอดี (Scale to Fit) ใช้สำหรับกำหนดความสูงหรือกว้างให้พอดีกับหน้ากระดาษ
4. ตัวเลือกของแผ่นงาน (Shect Options) ใช้สำหรับกำหนดการแสดงมุมมองและรายละเอียดของแผ่นงาน
5. จัดเรียง (Arrange) ใช้สำหรับจัดเรียงลำดับของวัตถุที่วางซ้อนกันอยู่

5. สูตร (Formulas) คือ แท็บเครื่องมือสำหรับการสร้างสูตรคำนวณ, การแทรกสูตร, การตรวจสอบสูตร เป็นต้น

1. ไลบรารีฟังก็ชัน (Function Library) ใช้สำหรับใส่สูตรและฟังก์ชันด้านการคำนวณต่างๆ
2. ชื่อที่กำหนด (Define Names) ใช้สำหรับกำหนดชื่อของกลุ่มเซลเพื่อใช้อ้างอิงในสูตร
3. ตรวจสอบสูตร (Formula Auditing ใช้สำหรับตรวจสอบความถูกต้องผลกระทบและความผิดพลาดจากการคำนวณ
4. การคำนวณ (Calculation) ใช้สำหรับกำหนดให้โปรแกรมมีการคำนวณแบบอัตโนมัติ

6. ข้อมูล (Data) คือ แท็บรวบรวมกลุ่มเครื่องมือที่ใช้จัดการกับข้อมูลประเภทฐานข้อมูล เช่น จัดเรียงข้อมูล, กรองข้อมูล, นำเข้าข้อมูล, ส่งออกข้อมูล เป็นต้น

1. รับข้อมูลภายนอก (Get External) เป็นส่วนรับข้อมูลจากภายนอกโปรแกรมเช่น จากฐานข้อมูลโปรแกรม Acceรs เว็บไซต์ หรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ
2. การเชื่อมต่อ (Connections) ใช้สำหรับเชื่อมโยงไปยังข้อมูลที่อยู่นอกสมุดงาน
3. เรียงลำดับและกรองข้อมูล (Sort & Filter) ใช้สำหรับเรียงลำดับตัวเลข/ตัวอักษร และกรองข้อมูลเพื่อให้แสดงเฉพาะผลลัพธ์ที่ต้องการ
4. เครื่องมือข้อมูล (Data Tools) ใช้สำหรับจัดการข้อมูล เช่น แบ่งข้อความเป็นคอลัมน์เลือกรายการที่ซ้ำกันออกไป และกำหนดการตรวจสอบการกรอกข้อมูลลงในเซลล์
5. การพยากรณ์ (Analysis)สำหรับวิเคราะห์ข้อมูลหรือหาค่าทางสถิติ
6. เค้าร่าง (Outline) ใช้สำหรับจัดกลุ่มข้อมูลที่มีมากๆ โดยสามารถยุบหรือขยายกลุ่มเซลล์นั้น

7. เมนูตรวจทาน (Review) รวบรวมคำสั่งที่ใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร ประกอบด้วยการพิสูจน์อักษร การช่วยสำหรับการเข้าถึง ภาษา ข้อคิดเห็น การติดตามการเปลี่ยนแปลง การเปรียบเทียบ ป้องกัน และหมึก

1. การพิสูจน์อักษร (Proofing) ใช้ตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกด ค้นคว้าอ้างอิงข้อมูล และการใช้พจนานุกรมเพื่อแปลคำศัพท์
2. ภาษา (Language) ใช้สำหรับเปลี่ยนภาษา
3. ข้อคิดเห็น (Comments) ใช้สำหรับเพิ่มข้อคิดเห็นหรือเสนอแนะลงในเซลล์
4. การป้องกัน (Changes) ใช้สำหรับล็อคแผ่นงานหรือสมุดงานไม่ให้ผู้อื่นใช้ร่วม
5. หมึก การวาดเส้นอิสระหรือปากกาเน้นข้อความ

8. เมนูมุมมอง (View) รวบรวมคำสั่งที่ใช้ในการแสดงรูปแบบของเอกสารและกำหนดส่วนประกอบต่าง ๆ ของหน้าต่างโปรแกรม ประกอบด้วย มุมมองสมุดงาน (Workbook Views) แสดง/ซ่อน (Show/Hide) ย่อ/ขยาย (Zoom) หน้าต่าง (Windows) มาโคร (Macros) ใช้สำหรับสร้างมาโคร โดยการบันทึกขั้นตอนการทำงานไว้ใช้งานภายหลัง

1. มุมมองเวิร์กบุ๊ก (Workbook Views) ใช้สำหรับปรับเปลี่ยนมุมมองของหน้า แผ่นงานให้เป็นไปตามลักษณะของการใช้งาน เช่น มุมมองแบบปกติหรือมุมมองแบบเค้าโครง
2. แสดง/ซ่อน (Show/Hide) ใช้สำหรับกำหนดให้แสดง/ซ่อนส่วนต่าง ๆ ในแผ่นงาน เช่น เส้นตาราง หัวเรื่อง หรือแถบสูตร เป็นต้น
3. ย่อ/ขยาย (Zoom) ใช้สำหรับสำหรับย่อหรือขยายหน้าแผ่นงานให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลง
4. หน้าต่าง (Windows) ใช้สำหรับจัดการแผ่นงาน เช่น ซ่อนแผ่นงาน ตรึงแนวแผ่นงาน เป็นต้น
5. มาโคร (Macros) ใช้สำหรับสร้างมาโคร โดยการบันทึกขั้นตอนการทำงานไว้ใช้งานภายหลัง

ปุ่มลัด หรือคีย์ลัด (Shortcut keys)” ช่วยให้การใช้งาน และการสั่งงานคำสั่งต่าง ๆ ในโปรแกรมคอมพิวเตอร์ง่าย และรวดเร็วยิ่งขึ้น ด้วยการใช้คีย์ลัด เพื่อเข้าถึงคำสั่งต่าง ๆ โดยการใช้ปุ่ม Alt (สำหรับคอมพิวเตอร์ทั่วไป), Command key (สำหรับ Mac), ปุ่ม Ctrl หรือ Shift พร้อมกับปุ่มอื่น ๆ ซึ่งคำสั่งเหล่านี้จะใช้สัญลักษณ์บวก เพื่อให้เข้าใจคีย์ลัดง่ายขึ้น เช่น Ctrl+S นั่นหมายความว่าให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วกดปุ่ม S

โปรแกรม Microsoft Excel 2016 เป็นโปรแกรมที่ช่วยการเก็บรวบรวม การคำนวณ โดยการทำงานของโปรแกรมจะใช้ตารางตามแนวนอน (Row) และแนวตั้ง (Column) เป็นหลัก ซึ่งเป็นโปรแกรมประเภทตารางทำการ (Spread Sheet) โดยมีเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานสะดวก รวดเร็ว

ให้นักเรียนทำกิจกรรม ในชั่วโมงเรียน/การบ้าน