3.1.2 การป้อนข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Excel

การป้อนข้อมูล (Data Entry) ในโปรแกรม Microsoft Excel 2016 เป็นการป้อนข้อมูลลงเซลล์ ซึ่งมีทั้งตัวเลขและตัวอักษร ตัวเลขสามารถนำไปคำนวณค่าต่าง ๆ ได้โดยการระบุตำแหน่งของตัวเลข โดยปกติตัวเลขจะจัดชิดขวาของเซลล์ สำหรับข้อความหรือตัวอักษร จะจัดชิดซ้าย ในกรณีที่มีทั้งข้อความและตัวเลขภายในเซลล์เดียวกัน Excel จะถือว่าเป็นข้อความ ไม่สามารถนำไปคำนวณได้

ประเภทของข้อมูล (Data Type)

ประเภทของข้อมูล (Data Type) ที่ใช้ในโปรแกรม Microsoft Excel 2016 มี ดังนี้

1. ตัวอักษร (Text)
2. ตัวเลข (Number)
3. วันที่ (Dates)
4. เวลา (Time)
5. สูตร (Formula)

ในโปรแกรม Microsoft Excel 2016 เป็นการป้อนข้อมูลลงเซลล์ ซึ่งมีทั้งตัวเลขและตัวอักษร ตัวเลขสามารถนำไปคำนวณค่าต่าง ๆ ได้โดยการระบุตำแหน่งของตัวเลข โดยปกติตัวเลขจะจัดชิดขวาของเซลล์ สำหรับข้อความหรือตัวอักษร จะจัดชิดซ้าย ในกรณีที่มีทั้งข้อความและตัวเลขภายในเซลล์เดียวกัน Excel จะถือว่าเป็นข้อความ ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ ประเภทของข้อมูล (Data Type) ที่ใช้ในโปรแกรม Microsoft Excel 2016 มี ดังนี้

1. ตัวอักษร (Text)

เป็นข้อมูลประเภทข้อความหรือตัวเลขก็ได้แต่เราจะไม่นำข้อมูลประเภทนี้ไปคำนวณ

2. ตัวเลข (Number)

เป็นข้อมูลตัวเลขซึ่งจะมีสัญลักษณ์ทางการเงินเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย ถ้าเป็นข้อมูลที่เป็นเปอร์เซ็นต์ระบบจะคิดจริงของจำนวณนั้นคือหารด้วย 100 ข้อมูลชนิดตัวเลขจะชิดขวาเสมอ

3. วันที่ (Dates)

เป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับวัน เดือน ปี การป้อนข้อมูลเดือนเราจะใส่เป็นชื่อเต็มหรือตัวเลขก็ได้ ข้อมูลปีถ้าไม่ระบุจะคิดเป็นปีปัจจุบัน

4. เวลา (Time)

คือข้อมูลชั่วโมง นาที และวินาที ซึ่งจะใช้เครื่องหมาย (:) คั่น ชั่วโมง : นาที : วินาที

5. สูตร (Formula)

เป็นข้อมูลที่มีฟังก์ชันและเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย

การป้อนข้อมูล (Data Entry)

การป้อนข้อมูลในโปรแกรมตารางคำนวณ Microsoft Excel 2016 สามารถทำได้ โดยการพิมพ์ข้อมูลที่ต้องการลงไปในเซลล์ (Cell) ได้เลย เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จแล้วก็กด Enter หรือลูกศร ขึ้น ลง ซ้าย ขวา เพื่อที่จะป้อนข้อมูลในเซลล์อื่น ๆ โดยแต่ละเซลล์ จะมีชื่อเรียก เช่น เมื่อเลือกที่คอลัมภ์ B แถว 3 เซลล์จะมีชื่อว่า B3

การป้อนข้อมูลแต่ละประเภท

1. ข้อความ (Text) เมื่อพิมพ์ข้อมูลประเภทข้อความลงใน Excel โดยปกติแล้วข้อมูลประเภทนี้จะชิดขอบซ้ายของเซลล์เสมอ
2. ตัวเลข (Number) เมื่อเราป้อนข้อมูลประเภทตัวเลข ข้อมูลจะชิดขอบขวาอของเซลล์โดยอัติโนมัติ
3. วันที่ (Dates) โปรแกรมจะตั้งค่าการป้อนวันที่ให้อยู่ในรูปแบบ วัน/เดือน/ปี เป็นปี ค.ศ  เช่น 27/04/2022 คือ วันที่ 27 เมษายน 2022 หรือถ้าเราป้อนเป็น 27-04-2022 เมื่อเรากด Enter ข้อมูลจะเปลี่ยนเป็น 27/04/2022 โดยอัตโนมัติ ซึ่งข้อมูลประเภทวันที่นี้เราสามารถเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบอื่น ๆ ได้เช่นกัน
4. เวลา (Time) จะมีเครื่องหมาย : คั่นระหว่า ชั่วโมง : นาที : วินาที เช่น 14:47:15
5. สูตร (Formula) เช่น เมื่อใส่เครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยค่าตัวเลขที่ต้องการคำนวณและตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ เครื่องหมายบวก (+) เครื่องหมายลบ (-) ที่เครื่องหมายดอกจัน (*) เพื่อคูณ และเครื่องหมายทับ (/) เพื่อหาร จากนั้นกด ENTER โปรแกรมจะคำนวณและแสดงผลลัพธ์ของสูตรทันที เช่น เมื่อพิมพ์ =12.99+16.99 ในเซลล์ C5 แล้วกด ENTER โปรแกรม Excel จะคำนวณผลลัพธ์และแสดง 29.98 ในเซลล์ดังกล่าว

วิธีจัดรูปแบบข้อความตัวอักษร (Font)

การจัดรูปแบบตัวอักษร ในโปรแกรม Microsoft Excel 2016 มีวิธีการ ดังนี้

1. เลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่ต้องการจัดรูปแบบข้อความ
2. ไปที่แท็บฟ้อนต์ (Font)
3. เลือกใช้เครื่องมือที่ต้องการ

ข้อมูลที่ใช้ในโปรแกรม Microsoft Excel 2016 ประกอบด้วย ตัวอักษร (Text) ตัวเลข (Number) วันที่ (Dates) เวลา (Time) สูตร (Formula) มีข้อมูลบางประเภทที่ไม่สามารถนำมาใช้คำนวณได้ เช่น ข้อมูลตัวอักษร (Text) และโปรแกรม Microsoft Excel 2016 สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลได้หลายประเภท ทำให้สามารถนำข้อมูลไปใช้งานต่อไปได้สะดวก