การนำเสนอข้อมูลโดยใช้โปรแกรม Microsoft Word 2016

การนำเสนอข้อมูล (Presentation of Data) เป็นกระบวนการที่สำคัญในการสื่อสารข้อมูลที่ได้จากการศึกษาไปยังผู้ที่สนใจ เพื่อให้เข้าใจและนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในปัจจุบัน โปรแกรม Microsoft Word 2016 เป็นเครื่องมือที่สามารถช่วยในการนำเสนอข้อมูลได้อย่างหลากหลายและมีประสิทธิภาพ ทั้งในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการและแบบเป็นทางการ

การนำเสนอข้อมูลอย่างไม่เป็นแบบแผน

การนำเสนอข้อมูลแบบไม่เป็นแบบแผนมักจะใช้เมื่อเราต้องการสื่อสารข้อมูลอย่างรวดเร็วและไม่ซับซ้อน ในการใช้ Microsoft Word 2016 เพื่อการนำเสนอข้อมูลประเภทนี้ เราสามารถใช้ฟีเจอร์ที่มีอยู่ในโปรแกรมเพื่อสร้างเอกสารที่มีความน่าสนใจและง่ายต่อการเข้าใจ ฟีเจอร์ที่สามารถใช้ได้มีดังนี้

1. การใช้หัวข้อและหัวเรื่อง

การใช้หัวข้อและหัวเรื่องช่วยให้เอกสารมีโครงสร้างที่ชัดเจนและง่ายต่อการติดตาม ขั้นตอนในการใช้งานมีดังนี้

1. คลิกที่แท็บ “หน้าแรก” (Home) บนแถบเครื่องมือ
2. เลือกสไตล์หัวข้อที่ต้องการ เช่น “หัวข้อ 1” หรือ “หัวข้อ 2”
3. พิมพ์หัวข้อและหัวเรื่องที่ต้องการ

2. การแทรกรูปภาพและกราฟิก

การแทรกรูปภาพและกราฟิกช่วยให้ข้อมูลดูน่าสนใจและเข้าใจง่ายขึ้น วิธีการแทรกรูปภาพมีดังนี้

1. คลิกที่แท็บ “แทรก” (Insert) บนแถบเครื่องมือ
2. เลือก “รูปภาพ” (Pictures) เพื่อแทรกรูปภาพจากไฟล์ในเครื่องคอมพิวเตอร์
3. เลือก “รูปภาพออนไลน์” (Online Pictures) เพื่อค้นหารูปภาพจากอินเทอร์เน็ต
4. เลือกรูปภาพที่ต้องการแล้วคลิก “แทรก” (Insert)

3. การใช้ตารางเพื่อจัดเรียงข้อมูล

ตารางเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดเรียงข้อมูลให้เป็นระเบียบและชัดเจน วิธีการสร้างตารางมีดังนี้

1. คลิกที่แท็บ “แทรก” (Insert)
2. เลือก “ตาราง” (Table)
3. ลากเมาส์เพื่อเลือกจำนวนแถวและคอลัมน์ที่ต้องการ
4. คลิกเมาส์เพื่อสร้างตารางในเอกสาร

การนำเสนอข้อมูลอย่างมีแบบแผน

การนำเสนอข้อมูลอย่างมีแบบแผนมักใช้ในการสื่อสารข้อมูลที่มีความซับซ้อนและต้องการการนำเสนอที่เป็นทางการ การใช้ Microsoft Word 2016 ในการสร้างเอกสารแบบนี้ต้องอาศัยฟีเจอร์ต่างๆ ที่ช่วยให้การนำเสนอข้อมูลมีความชัดเจนและเป็นระเบียบ ฟีเจอร์ที่สำคัญมีดังนี้

1. การใช้สไตล์และรูปแบบข้อความ

การใช้สไตล์และรูปแบบข้อความช่วยให้เอกสารมีความเป็นระเบียบและมีความสวยงาม วิธีการใช้งานมีดังนี้

1. คลิกที่แท็บ “ออกแบบ” (Design) บนแถบเครื่องมือ
2. เลือกสไตล์ที่ต้องการจากแกลเลอรีสไตล์
3. ใช้ฟีเจอร์ “จัดรูปแบบข้อความ” (Text Formatting) เพื่อปรับแต่งขนาด สี และฟอนต์ของข้อความ

2. การใช้เครื่องมือ SmartArt ในการสร้างแผนผัง

เครื่องมือ SmartArt ช่วยให้การสร้างแผนผังและการแสดงข้อมูลเชิงกราฟิกเป็นเรื่องง่าย วิธีการใช้งานมีดังนี้

1. คลิกที่แท็บ “แทรก” (Insert)
2. เลือก “SmartArt”
3. เลือกรูปแบบแผนผังที่ต้องการจากแกลเลอรี
4. กรอกข้อมูลที่ต้องการลงในแผนผัง

3. การใช้การอ้างอิงและบรรณานุกรม

การอ้างอิงและบรรณานุกรมเป็นส่วนสำคัญของการนำเสนอข้อมูลที่เป็นทางการ วิธีการสร้างการอ้างอิงมีดังนี้

1. คลิกที่แท็บ “การอ้างอิง” (References) บนแถบเครื่องมือ
2. เลือก “แทรกการอ้างอิง” (Insert Citation)
3. เลือก “เพิ่มแหล่งข้อมูลใหม่” (Add New Source) แล้วกรอกข้อมูลที่ต้องการ
4. เลือกสไตล์การอ้างอิงที่ต้องการ เช่น APA, MLA

4. การใช้เครื่องมือสร้างสารบัญ

สารบัญช่วยให้เอกสารมีความเป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหา วิธีการสร้างสารบัญมีดังนี้

1. คลิกที่แท็บ “การอ้างอิง” (References)
2. เลือก “สารบัญ” (Table of Contents)
3. เลือกรูปแบบสารบัญที่ต้องการจากแกลเลอรี

การใช้งานเทคนิคพิเศษเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการนำเสนอข้อมูล

เพื่อให้การนำเสนอข้อมูลใน Microsoft Word 2016 มีประสิทธิภาพสูงสุด ผู้ใช้สามารถใช้เทคนิคพิเศษต่างๆ ดังนี้

การใช้การเชื่อมโยงหลายมิติ

การใช้การเชื่อมโยงหลายมิติ (Hyperlink) ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมโยงข้อมูลภายในเอกสารหรือไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก วิธีการสร้างการเชื่อมโยงหลายมิติมีดังนี้

1. เลือกข้อความหรือรูปภาพที่ต้องการเชื่อมโยง
2. คลิกขวาแล้วเลือก “เชื่อมโยงหลายมิติ” (Hyperlink)
3. กรอกที่อยู่ URL หรือเลือกตำแหน่งภายในเอกสารที่ต้องการเชื่อมโยง

การใช้การแทรกหมายเหตุประกอบ

การแทรกหมายเหตุประกอบช่วยให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มข้อมูลเสริมในเอกสารโดยไม่ทำให้เนื้อหาหลักเสียรูป วิธีการแทรกมีดังนี้

1. คลิกที่ตำแหน่งที่ต้องการแทรกหมายเหตุประกอบ
2. คลิกที่แท็บ “การอ้างอิง” (References)
3. เลือก “แทรกหมายเหตุประกอบ” (Insert Footnote) แล้วกรอกข้อมูลที่ต้องการ

สรุป

การใช้โปรแกรม Microsoft Word 2016 ในการนำเสนอข้อมูลช่วยให้การจัดทำเอกสารมีความสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนออย่างไม่เป็นแบบแผนหรือการนำเสนออย่างมีแบบแผน ผู้ใช้สามารถใช้ฟีเจอร์และเครื่องมือต่างๆ เพื่อเพิ่มความน่าสนใจและความชัดเจนให้กับเอกสารของตน