การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่มีแบบแผนเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้ผู้ที่ต้องการข้อมูลเข้าใจได้ง่ายและได้ข้อมูลที่ต้องการอย่างชัดเจน โดยโปรแกรม Microsoft Word 2016 มีเครื่องมือต่าง ๆ ที่ช่วยให้การนำเสนอข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การนำเสนอในรูปตาราง (Tabular Presentation), การนำเสนอด้วยกราฟเส้น (Line Graph), การนำเสนอด้วยแผนภูมิแท่ง (Bar Chart), และการนำเสนอด้วยรูปแผนภูมิวงกลม (Pie Chart) เป็นต้น ทุกเครื่องมือนี้มีความสามารถที่จะช่วยให้ข้อมูลที่นำเสนอเป็นไปอย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพในการสื่อสารข้อมูลต่าง ๆ
การนำเสนอในรูปตาราง (Tabular Presentation)
การใช้รูปแบบตารางในการนำเสนอข้อมูลเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงในการแสดงข้อมูลที่มีโครงสร้างซับซ้อนหรือต้องการการเปรียบเทียบข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน โดยสามารถแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่ม หรือรายการต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมได้ในแต่ละเซลล์ของตารางเพื่อเพิ่มความสมบูรณ์ในการนำเสนอ
การนำเสนอด้วยกราฟเส้น (Line Graph)
กราฟเส้นเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการแสดงแนวโน้มของข้อมูลต่าง ๆ ในช่วงเวลาหรือการเปรียบเทียบข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน เช่น การแสดงแนวโน้มการเติบโตของกำไรของบริษัทในช่วงเวลาหนึ่ง การใช้กราฟเส้นช่วยให้ผู้ที่ต้องการข้อมูลเข้าใจได้ง่ายและมองเห็นแนวโน้มของข้อมูลได้ชัดเจน
การนำเสนอด้วยแผนภูมิแท่ง (Bar Chart)
แผนภูมิแท่งเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการแสดงข้อมูลที่เปรียบเทียบกันได้อย่างชัดเจน เช่น การเปรียบเทียบยอดขายสินค้าของแต่ละเดือน หรือการเปรียบเทียบการใช้งานของทรัพยากรต่าง ๆ ระหว่างฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร การนำเสนอด้วยแผนภูมิแท่งช่วยให้ข้อมูลที่นำเสนอมีความชัดเจนและเข้าใจได้ง่ายขึ้น
การนำเสนอด้วยรูปแผนภูมิวงกลม (Pie Chart)
รูปแผนภูมิวงกลมเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการแสดงสัดส่วนของข้อมูลต่าง ๆ ในรูปแบบของวงกลม เช่น การแสดงสัดส่วนของต้นทุนในการผลิตสินค้า หรือการแสดงสัดส่วนของกลุ่มเป้าหมายตลาด การใช้รูปแผนภูมิวงกลมช่วยให้ผู้รับข้อมูลเข้าใจได้โดยง่ายและเห็นภาพรวมของข้อมูลได้อย่างชัดเจน