หน่วยที่ 1 การติดต่อสื่อสาร ป.

โครงสร้างเนื้อหาหน่วยที่ 1 การติดต่อสื่อสาร

ความหมายของการติดต่อสื่อสาร

ในการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของหน่วยงานใด ๆ ก็ตามจะต้องอาศัยการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน โดยมีจุดประสงค์เพื่อแลกเปลี่ยนข่าวสาร ข้อมูล ความรู้ ความคิด อันก่อให้เกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน งานด้านการติดต่อสื่อสารจึงเป็นหัวใจสำคัญ ที่จำเป็นจะต้องมีความสามารถในการสื่อสารกับผู้อื่นได้อย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการพูด การฟัง การเขียน การอ่าน ตลอดจนมีความสามารถในการใช้เครื่องมือสื่อสารชนิดต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้ การติดต่อสื่อสาร (Communication) ยังช่วยให้การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของหน่วยงานเป็นไปอย่างถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ก่อให้เกิดผลสำเร็จในการปฏิบัติงาน

การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึง การส่งข้อมูลข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหลายคน เพื่อให้เข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารที่ผู้ส่งส่งไป และเกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ซึ่งการส่งข่าวสารอาจอยู่ในรูปของการสื่อสารด้วยวาจา ลายลักษณ์อักษร การใช้กิริยาท่าทางอย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้ โดยอาศัยช่องทางในการติดต่อสื่อสาร

องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร

องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร มีอแงค์ประกอบด้วยกัน 4 องค์ประกอบ ครอบคลุม 1. ผู้นำสาร/ผู้ส่งสาร 2. ข่าวสาร/สาร 3. ช่องทองการสื่อสาร 4. ผู้รับสาร

1. ผู้นำสาร/ผู้ส่งสาร

ผู้ส่งสาร (sender) หรือ แหล่งสาร (source) หมายถึง บุคคล กลุ่มบุคคล หรือ หน่วยงานที่ทำหน้าที่ในการส่งสาร หรือเป็นแหล่งกำเนิดสาร ที่เป็นผู้เริ่มต้นส่งสารด้วยการแปลสารนั้นให้อยู่ในรูปของสัญลักษณ์ที่มนุษย์สร้างขึ้นแทนความคิด ได้แก่ ภาษาและอากัปกิริยาต่าง ๆ เพื่อสื่อสารความคิด ความรู้สึก ข่าวสาร ความต้องการและวัตถุประสงค์ของตนไปยังผู้รับสารด้วยวิธีการใด ๆ หรือส่งผ่านช่องทางใดก็ตาม จะโดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ตาม เช่น ผู้พูด ผู้เขียน กวี ศิลปิน นักจัดรายการวิทยุ โฆษกรัฐบาล องค์การ สถาบัน สถานีวิทยุกระจายเสียง สถานีวิทยุโทรทัศน์ กองบรรณาธิการหนังสือพิมพ์ หน่วยงานของรัฐ บริษัท สถาบันสื่อมวลชน เป็นต้น

คุณสมบัติของผู้ส่งสาร

1.  เป็นผู้ที่มีเจตนาแน่ชัดที่จะให้ผู้อื่นรับรู้จุดประสงค์ของตนในการส่งสาร แสดงความคิดเห็น หรือวิจารณ์ ฯลฯ 
2.  เป็นผู้ที่มีความรู้ ความเข้าใจในเนื้อหาของสารที่ต้องการจะสื่อออกไปเป็นอย่างดี           
3.  เป็นผู้ที่มีบุคลิกลักษณะที่ดี มีความน่าเชื่อถือ แคล่วคล่องเปิดเผยจริงใจ และมีความรับผิดชอบ  ในฐานะเป็นผู้ส่งสาร
4.  เป็นผู้ที่สามารถเข้าใจความพร้อมและความสามารถในการรับสารของผู้รับสาร 
5.  เป็นผู้รู้จักเลือกใช้กลวิธีที่เหมาะสมในการส่งสารหรือนำเสนอสาร   

2.  สาร (message)

สาร (message) หมายถึง  เรื่องราวที่มีความหมาย หรือสิ่งต่าง ๆ ที่อาจอยู่ในรูปของข้อมูล ความรู้ ความคิด ความต้องการ อารมณ์ ฯลฯ   ซึ่งถ่ายทอดจากผู้ส่งสารไปยังผู้รับสารให้ได้รับรู้ และแสดงออกมาโดยอาศัยภาษาหรือสัญลักษณ์ใด ๆ  ที่สามารถทำให้เกิดการรับรู้ร่วมกันได้  เช่น  ข้อความที่พูด   ข้อความที่เขียน   บทเพลงที่ร้อง  รูปที่วาด  เรื่องราวที่อ่าน  ท่าทางที่สื่อความหมาย  เป็นต้น
– รหัสสาร (message code)ได้แก่ ภาษา สัญลักษณ์ หรือสัญญาณที่มนุษย์ใช้เพื่อแสดงออกแทนความรู้ ความคิด อารมณ์ หรือความรู้สึกต่าง ๆ  
               – เนื้อหาของสาร  (message content) หมายถึง บรรดาความรู้ ความคิดและประสบการณ์ที่ผู้ส่งสารต้องการจะถ่ายทอดเพื่อการรับรู้ร่วมกัน แลกเปลี่ยนเพื่อความเข้าใจร่วมกันหรือโต้ตอบกัน  
               – การจัดสาร (message treatment) หมายถึง การรวบรวมเนื้อหาของสาร แล้วนำมาเรียบเรียงให้เป็นไปอย่างมีระบบ   เพื่อให้ได้ใจความตามเนื้อหา ที่ต้องการด้วยการเลือก ใช้รหัสสารที่เหมาะสม 

3. สื่อ หรือช่องทาง (media or channel)

สื่อ หรือช่องทาง (media or channel) เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งในการสื่อสาร  หมายถึง  สิ่งที่เป็นพาหนะของสาร  ทำหน้าที่นำสารจากผู้ส่งสารไปยังผู้รับสาร   ผู้ส่งสารต้องอาศัยสื่อหรือช่องทางทำหน้าที่นำสารไปสู่ผู้รับสาร    การแบ่งประเภทของสื่อมีหลากหลายต่างกันออกไป  ดังนี้ 
(สถาบันราชภัฏสวนดุสิต, 2542: 6 )

เกณฑ์การแบ่ง	ประเภทของสื่อ	ตัวอย่าง
1.  แบ่งตามวิธีการเข้า  และถอดรหัส	สื่อวัจนะ (verbal)  สื่ออวัจนะ (nonverbal)	คำพูด ตัวเลข  สีหน้า ท่าทาง น้ำเสียง  หนังสือพิมพ์ รูปภาพ
2.  แบ่งตามประสาทการรับรู้	สื่อที่รับรู้ด้วยการเห็น  สื่อที่รับรู้ด้วยการฟัง  สื่อที่รู้ด้วยการเห็นและการฟัง	นิตยสาร  เทป วิทยุ  โทรทัศน์ ภาพยนตร์  วีดิทัศน์
3.  แบ่งตามระดับการสื่อสาร หรือจำนวนผู้รับสาร	สื่อระหว่างบุคคล  สื่อในกลุ่ม  สื่อสารมวลชน	โทรศัพท์ จดหมาย  ไมโครโฟน  โทรทัศน์ วิทยุ หนังสือพิมพ์
4.  แบ่งตามยุคสมัย	สื่อดั้งเดิม  สื่อร่วมสมัย  สื่ออนาคต	เสียงกลอง ควันไฟ  โทรศัพท์ โทรทัศน์ เคเบิล  วีดิโอเทกซ์
5.  แบ่งตามลักษณะของสื่อ	สื่อธรรมชาติ  สื่อมนุษย์หรือสื่อบุคคล  สื่อสิ่งพิมพ์  สื่ออิเล็กทรอนิกส์  สื่อระคน	อากาศ แสง เสียง  คนส่งของ ไปรษณีย์ โฆษก  หนังสือ นิตยสาร ใบปลิว  วิทยุ วีดิทัศน์  ศิลาจารึก สื่อพื้นบ้าน  หนังสือ ใบข่อย
6.  แบ่งตามการใช้งาน	สื่อสำหรับงานทั่วไป  สื่อเฉพาะกิจ	จดหมายเวียน โทรศัพท์  วารสาร จุดสาร วีดิทัศน์
7.  แบ่งตามการมีส่วนร่วมของผู้รับสาร	สื่อร้อน  สื่อเย็น	การพูด  การอ่าน

4.  ผู้รับสาร (receiver)

 ผู้รับสาร (receiver)  หมายถึง บุคคล กลุ่มบุคคล หรือมวลชนที่รับเรื่องราวข่าวสาร จากผู้ส่งสาร   และแสดงปฏิกิริยาตอบกลับ (Feedback) ต่อผู้ส่งสาร  หรือส่งสารต่อไปถึงผู้รับสารคนอื่น ๆ ตามจุดมุ่งหมายของผู้ส่งสาร   เช่น   ผู้เข้าร่วมประชุม   ผู้ฟังรายการวิทยุ   กลุ่มผู้ฟังการอภิปราย  ผู้อ่านบทความจากหนังสือพิมพ์  เป็นต้น

การสื่อสารจะมีประสิทธิภาพหรือไม่นั้น ต้องพิจารณาในเรื่องดังนี้

1. ผู้นำสารต้องเข้าใจจุดมุ่งหมายในการส่งข่าวสาร
2. ผู้ส่งควรหาช่องทางการส่งข่าวสารให้เหมาะสม
3. ผู้ส่งสารต้องเข้าใจระดับความสามารถในการสื่อสารของผู้รับสาร
4. ผู้ส่งสารต้องรู้จักใช้เทคนิคและวิธีการถ่ายทอดข่าวสารไปยังผู้รับได้อย่างเหมาะสม
4.1  ถ้าต้องการความชัดเจน ควรใช้วิธีพบปะสนทนา
4.2  ถ้าเร่งด่วน ควรใช้โทรศัพท์
4.3  ให้คนจำนวนมากทราบ ควรใช้ประกาศ
4.4  ต้องการแจ้งเรื่องสำคัญ ควรใช้วิธีประชุมชี้แจง
4.5  ต้องการหลักฐานควรเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร

 วัตถุประสงค์ของการติดต่อสื่อสาร

1. เพื่อแจ้งข่าวสาร

เพื่อแจ้งให้ทราบ (inform)  ในการทำการสื่อสาร  ผู้ทำการสื่อสารควรมีความ ต้องการที่จะบอกกล่าวหรือชี้แจงข่าวสาร  เรื่องราว  เหตุการณ์ หรือสิ่งอื่นใดให้ผู้รับสารได้รับทราบ

2.เพื่อสอนหรือให้การศึกษา (teach or education) 

เพื่อสอนหรือให้การศึกษา (teach or education)  ผู้ทำการสื่อสารอาจมีวัตถุประสงค์เพื่อจะ ถ่ายทอดวิชาความรู้  หรือเรื่องราวเชิงวิชาการ  เพื่อให้ผู้รับสารได้มีโอกาสพัฒนาความรู้ให้เพิ่มพูนยิ่งขึ้น

 3.  เพื่อสร้างความพอใจหรือให้ความบันเทิง (please of entertain)

เพื่อสร้างความพอใจหรือให้ความบันเทิง (please of entertain)  ผู้ทำการสื่อสารอาจ ใช้วัตถุประสงค์ในการสื่อสารเพื่อสร้างความพอใจ  หรือให้ความบันเทิงแก่ผู้รับสาร  โดยอาศัยสารที่ตนเองส่งออกไป  ไม่ว่าจะอยู่ในรูปของการพูด การเขียน  หรือการแสดงกิริยาต่าง ๆ

4.  เพื่อเสนอหรือชักจูงใจ (Propose or persuade) 

ผู้ทำการสื่อสารอาจใช้วัตถุประสงค์ใน การสื่อสารเพื่อให้ข้อเสนอแนะ  หรือชักจูงใจในสิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อผู้รับสาร  และอาจชักจูงใจให้ผู้รับสารมีความคิดคล้อยตาม  หรือยอมปฏิบัติตามการเสนอแนะของตน

5. เพื่อเรียนรู้ (learn)

วัตถุประสงค์นี้มีความเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้รับสาร  การแสวงหาความรู้ ของผู้รับสาร โดยอาศัยลักษณะของสาร  ในกรณีนี้มักจะเป็นสารที่มีเนื้อหาสาระเกี่ยวกับวิชาความรู้  เป็นการหาความรู้เพิ่มเติมและเป็นการทำความเข้าใจกับเนื้อหาของสารที่ผู้ทำการสื่อสารถ่ายทอดมาถึงตน

6.  เพื่อกระทำหรือตัดสินใจ (dispose or decide)

ในการดำเนินชีวิตของคนเรามี สิ่งหนึ่งที่ต้องกระทำ อยู่เสมอก็คือ  การตัดสินใจกระทำการอย่างใดอย่างหนึ่ง  ซึ่งการตัดสินใจ นั้นอาจได้รับการเสนอแนะ  หรือชักจูงใจให้กระทำอย่างนั้นอย่างนี้จากบุคคลอื่นอยู่เสมอ  ทางเลือกในการ ตัดสินใจของเราจึงขึ้นอยู่กับข้อเสนอแนะนั้น
   

หลักของการสื่อสาร

 การสื่อสารจะประสบความสำเร็จตรงตามจุดประสงค์หรือไม่ผู้ส่งสารควรคำนึงถึงหลักการสื่อสาร ดังนี้  (ภาควิชาภาษาไทย สถาบันราชภัฏเทพสตรี ลพบรี, 2542: 13-14)
1.  ผู้ที่จะสื่อสารให้ได้ผลและเกิดประโยชน์ จะต้องทำความเข้าใจเรื่ององค์ประกอบในการสื่อสาร และปัจจัยทางจิตวิทยาที่เกี่ยวข้องกับระบบการรับรู้ การคิด การเรียนรู้ การจำ ซึ่งมีผลต่อประสิทธิภาพ ในการสื่อสาร 
2.  ผู้ที่จะสื่อสารต้องคำนึงถึงบริบทในการสื่อสาร บริบทในการสื่อสาร หมายถึง สิ่งที่อยู่แวดล้อมที่มีส่วนในการกำหนดรู้ความหมายหรือความเข้าใจในการสื่อสาร 
3.  คำนึงถึงกรอบแห่งการอ้างอิง (frame of reference) มนุษย์ทุกคนจะมีพื้นความรู้ทักษะ เจตคติ ค่านิยม สังคม ประสบการณ์ ฯลฯ เรียกว่าภูมิหลังแตกต่างกัน ถ้าคู่สื่อสารใดมีกรอบแห่ง  การอ้างอิงคล้ายกัน   ใกล้เคียงกัน จะทำให้การสื่อสารง่ายขึ้น
4.  การสื่อสารจะมีประสิทธิผล เมื่อผู้ส่งสารส่งสารอย่างมีวัตถุประสงค์ชัดเจน ผ่านสื่อหรือช่องทาง  ที่เหมาะสม ถึงผู้รับสารที่มีทักษะในการสื่อสารและมีวัตถุประสงค์สอดคล้องกัน 
5.  ผู้ส่งสารและผู้รับสาร ควรเตรียมตัวและเตรียมการล่วงหน้า เพราะจะทำให้การสื่อสารราบรื่น สะดวก รวดเร็ว เป็นไปตามวัตถุประสงค์และสามารถแก้ไขได้ทันท่วงที หากจะเกิดอุปสรรค์ ที่จุดใดจุดหนึ่ง 
6.  คำนึงถึงการใช้ทักษะ เพราะภาษาเป็นสัญลักษณ์ที่มนุษย์ตกลงใช้ร่วมกันในการ 
สื่อความหมาย ซึ่งถือได้ว่าเป็นหัวใจในการสื่อสาร คู่สื่อสารต้องศึกษาเรื่องการใช้ภาษา และสามารถใช้ภาษาให้เหมาะสมกับกาลเทศะ บุคคล เนื้อหาของสาร และช่องทางหรือสื่อ ที่ใช้ในการสื่อสาร 
7.  คำนึงถึงปฏิกิริยาตอบกลับตลอดเวลา ถือเป็นการประเมินผลการสื่อสาร ที่จะทำให้คู่สื่อสารรับรู้ผลของการสื่อสารว่าประสบผลดีตรงตามวัตถุหรือไม่ ควรปรับปรุง เปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขข้อบกพร่องใด เพื่อที่จะทำให้การสื่อสารเกิดผลตามที่ต้องการ

การจำแนกประเภทของการสื่อสาร

1.  จำนวนผู้ทำการสื่อสาร

1.1  การสื่อสารภายในตัวบุคคล (intrapersonal communication) ตัวอย่าง   การพูดกับตัวเอง   การคิดคำนึงเรื่องต่าง ๆ   การร้องเพลงฟังเอง   การคิดถึงงานที่จะทำ

1.2  การสื่อสารระหว่างบุคคล (interpersonal communication) ตัวอย่าง การพูดคุยระหว่างบุคคล 2 คนขึ้นไป   การพูดคุย  การเขียนจดหมาย  การโทรศัพท์   การประชุมกลุ่มย่อย

1.3  การสื่อสารกลุ่มใหญ่ (large group communication) ตัวอย่าง การอภิปรายในหอประชุม  การพูดหาเรื่องเลือกตั้ง  การปราศรัยในงานสังคม  การกล่าวปาฐกถา ในหอประชุม  การบรรยายทางวิชาการ ณ ศูนย์เรียนรวม

1.4  การสื่อสารในองค์กร (organizational communication) ตัวอย่าง การสื่อสารในบริษัท  การสื่อสารในหน่วยงาน ราชการ   การสื่อสารในโรงงาน   การสื่อสารของธนาคาร 

1.5  การสื่อสารมวลชน  (mass communication) การสื่อสารที่ผ่านสื่อเหล่านี้ คือ หนังสือพิมพ์, นิตยสาร  วิทยุ   โทรทัศน์   ภาพยนตร์ 

2. การเห็นหน้ากัน

2.1  การสื่อสารแบบเผชิญหน้า (face to face communication) ตัวอย่าง การสนทนาต่อหน้ากัน  การประชุมสัมมนา   การสัมภาษณ์เฉพาะหน้า   การเรียนการสอนในชั้นเรียน   การประชุมกลุ่มย่อย 

2.2  การสื่อสารแบบไม่เผชิญหน้า (interposed communication) เอกสารการสื่อสารที่ผ่าน สื่อมวลชนทุกชนิด คือ  หนังสือพิมพ์  วิทยุ   โทรทัศน์   วีดิทัศน์การสื่อสารที่ผ่าน สื่อมวลชนทุกชนิด   จดหมาย/โทรเลข/โทรสาร   อินเตอร์เน็ต 

3.  ความสามารถในการโต้ตอบ

3.1 การสื่อสารทางเดียว (one-way communication) การสื่อสารที่ผ่านสื่อมวลชนทุกชนิด คือ  วิทยุ/โทรทัศน์/วีดิทัศน์   โทรเลข/โทรสาร   ภาพยนตร์ 

3.2 การสื่อสารสองทาง (two-way communication) ตัวอยย่าง  การสื่อสารระหว่างบุคคล   การสื่อสารในกลุ่ม   การพูดคุย / การสนทนา

4.  ความแตกต่างระหว่างผู้รับสารและผู้ส่งสาร

4.1  การสื่อสารระหว่างเชื้อชาติ (interracial communication) ตัวอย่าง   ชาวไทยสื่อสารกับคน ต่างประเทศ   คนจีน, มาเลย์, อินเดีย ใน ประเทศมาเลเซีย สื่อสารกัน

4.2  การสื่อสารระหว่างวัฒนธรรม (gosscultural communication) ตัวอย่าง การสื่อสารระหว่างคนไทยภาคใต้กับภาคเหนือหรือ ภาคอื่น ๆ   ชาวไทยสื่อสารกับชาวเขา

4.3  การสื่อสารระหว่างประเทศ (international communication) ตัวอย่าง การเจรจาติดต่อสัมพันธ์ทางการทูต   การเจรจาในฐานะตัวแทน รัฐบาล  

5. การใช้ภาษา

5.1  การสื่อสารเชิงวัจนภาษา (verbal communication)  ตัวอย่าง การพูด, การบรรยาย การเขียนจดหมาย, บทความ 

5.2  การสื่อสารเชิงอวัจนภาษา (non-verbal communication) ตัวอย่าง การสื่อสารโดยไม่ใช้ถ้อยคำ, คำพูด  อาการภาษา, กาลภาษา, เทศภาษา, สัมผัสภาษา, เนตรภาษา, วัตถุภาษา และปริภาษา

อุปสรรคในการสื่อสาร

อุปสรรคในการสื่อสาร หมายถึง สิ่งที่ทำให้การสื่อสารไม่บรรลุตามวัตถุประสงค์ ของผู้สื่อสาร และผู้รับสาร อุปสรรคในการสื่อสารอาจเกิดขึ้นได้ทุกขั้นตอนของกระบวนการสื่อสาร ดังนั้นอุปสรรค ในการสื่อสารจากองค์ประกอบต่าง ๆ ดังนี้

1. อุปสรรคที่เกิดจากผู้ส่งสาร
    1.1 ผู้ส่งสารขาดความรู้ความเข้าใจและข้อมูลเกี่ยวกับสารที่ต้องการจะสื่อ
    1.2 ผู้ส่งสารใช้วิธีการถ่ายทอดและการนำเสนอที่ไม่เหมาะสม
    1.3 ผู้ส่งสารไม่มีบุคลิกภาพที่ไม่ดี และไม่เหมาะสม
    1.4 ผู้ส่งสารมีทัศนคติที่ไม่ดีต่อการส่งสาร
    1.5 ผู้ส่งสารขาดความพร้อมในการส่งสาร
    1.6 ผู้ส่งสารมีความบกพร่องในการวิเคราะห์ผู้รับสาร

2. อุปสรรคที่เกิดจากสาร
    2.1 สารไม่เหมาะสมกับผู้รับสาร อาจยากหรือง่ายเกินไป
    2.2 สารขาดการจัดลำดับที่ดี สลับซับซ้อน ขาดความชัดเจน
    2.3 สารมีรูปแบบแปลกใหม่ยากต่อความเข้าใจ
    2.4 สารที่ใช้ภาษาคลุมเครือ ขาดความชัดเจน

3. อุปสรรคที่เกิดขึ้นจากสื่อ หรือช่องทาง
    3.1 การใช้สื่อไม่เหมาะสมกับสารที่ต้องการนำเสนอ
    3.2 การใช้สื่อที่ไม่มีประสิทธิภาพที่ดี
    3.3 การใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสมกับระดับของการสื่อสาร

4. อุปสรรคที่เกิดจากผู้รับสาร
    4.1 ขาดความรู้ในสารที่จะรับ
    4.2 ขาดความพร้อมที่จะรับสารa
    4.3 ผู้รับสารมีทัศนคติที่ไม่ดีต่อผู้ส่งสาร
    4.4 ผู้รับสารมีทัศนคติที่ไม่ดีต่อสาร
    4.5 ผู้รับสารมีความคาดหวังในการสื่อสารสูงเกินไป